DOSTĘP DO ZASOBU ARCHIWALNNEGO
Udostępnienie materiałów archiwalnych Straży Granicznej do celów naukowych, badawczych, publicystycznych i innych reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych ( Dz.U. z 2011 r., Nr 196, poz. 1161 ).
Tryb występowania o udostępnienie zasobu archiwalnego
Udostępnienie materiałów archiwalnych odbywa się na pisemne zgłoszenie zainteresowanego podmiotu. Zgłoszenie winno zawierać:
1 ) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
2 ) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna,
3 ) wskazanie materiałów archiwalnych i określenie tematu, którego one dotyczą,
4 ) określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych,
5 ) proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.
Do zgłoszenia należy ponadto załączyć potwierdzenie faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub pismo polecające właściwej w tym zakresie instytucji lub osoby.
Tryb i sposób prowadzenia spraw związanych z udostępnieniem materiałów archiwalnych
Kierownik Archiwum Straży Granicznej, działając na podstawie upoważnienia udzielonego przez Komendanta Głównego SG, po rozpatrzeniu wniosku, udostępnia przedmiotowe materiały. Zgodnie z posiadanym prawem może również:
1 ) odmówić lub ograniczyć udostępnianie albo reprodukowanie materiałów archiwalnych ze względu na ich zły stan fizyczny, ewentualnie żądanie przez zgłaszającego/wnioskodawcę materiałów archiwalnych wykraczających poza tematykę prowadzonych badań,
2 ) ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia.